Pengembangan Fumakilla Pest Control Management System
Development of Fumakilla Pest Control Management System
| Kepada / To | PT Fumakilla Indonesia — Divisi Pest Control |
| Dari / From | CV. Semesta Teknologi Utama — David Rahadian Osmond, Direktur |
| Nilai / Value | Rp 130.000.000 — belum termasuk PPN / excluding VAT |
| Durasi / Duration | 2 bulan — 8 minggu kerja / 2 months — 8 working weeks |
| Berlaku / Valid until | 30 hari kalender sejak tanggal surat / 30 calendar days from letter date |
| Lampiran / Enclosure | 11 tangkapan layar purwarupa (Bagian 2.3) / 11 prototype screenshots (Section 2.3) |
1. Pendahuluan / Introduction
Dengan hormat,
Terima kasih atas kesempatan yang diberikan kepada kami untuk mempelajari proses bisnis Divisi Pest Control PT Fumakilla Indonesia. Dari dokumen alur kerja yang Bapak/Ibu sampaikan, kami memahami bahwa seluruh proses — dari lead masuk sampai perpanjangan kontrak — saat ini dikelola dengan spreadsheet dan koordinasi manual antar divisi.
Pola kerja tersebut masih dapat berjalan, namun menyimpan satu kelemahan mendasar: tidak ada satu tempat yang memastikan siapa sedang memegang sebuah pekerjaan dan sejak kapan. Akibatnya survey report menumpuk, quotation terlambat, service report vendor harus ditagih, dan piutang menua tanpa ada yang memicu tindakan.
Melalui surat ini kami mengajukan penawaran pembangunan Fumakilla Pest Control Management System (PCMS) — satu sistem terpadu berbasis web yang mencakup seluruh dua belas tahap kerja Anda beserta pengarsipan dokumen kontrak dan vendor. Desain antarmukanya telah kami kerjakan lebih dahulu dan dapat Bapak/Ibu coba langsung, sehingga yang disetujui bukan konsep di atas kertas.
Dear Sir/Madam,
Thank you for the opportunity to study the business process of PT Fumakilla Indonesia's Pest Control Division. From the workflow documents you provided, we understand that the entire process — from incoming lead through to contract renewal — is currently managed with spreadsheets and manual coordination between divisions.
That way of working still functions, but it carries one fundamental weakness: there is no single place that establishes who currently holds a piece of work, and since when. The result is survey reports piling up, quotations running late, vendor service reports having to be chased, and receivables ageing with nothing to trigger action.
Through this letter we submit our offer to build the Fumakilla Pest Control Management System (PCMS) — a single integrated web-based system covering all twelve of your work stages together with contract and vendor document archiving. The interface design has already been produced and can be tried directly, so what you approve is not a concept on paper.
2. Rincian Fitur Sistem / System Features in Detail
Dua belas modul di bawah ini memetakan langsung dua belas tahap proses bisnis Anda. Setiap modul memiliki satu pemilik, target SLA, dan jejak aktivitas yang tercatat otomatis.
The twelve modules below map directly onto the twelve stages of your business process. Each module has a single owner, an SLA target, and an automatically recorded activity trail.
| # | Modul / Module | Pemilik / Owner | Fungsi utama / Key functions |
|---|---|---|---|
| 01 | Lead & Pipeline | Marketing | Papan kanban lima tahap, pencatatan sumber lead (canvassing, existing, referral, iklan, tender), penugasan otomatis per area, pengingat SLA tindak lanjut 1×24 jam. Five-stage kanban board, lead source tracking, automatic assignment by area, 24-hour follow-up SLA reminder. |
| 02 | Kualifikasi & Visit Qualification & Visit |
Sales | Catatan hasil kunjungan, pendataan luas dan jenis area, identifikasi jenis hama, pengajuan survey request ke QC. Visit notes, area size and type recording, pest identification, survey request submission to QC. |
| 03 | Site Survey | QC | Penjadwalan surveyor, formulir temuan hama per zona, tingkat risiko, unggah foto lokasi. Surveyor scheduling, per-zone pest findings form, risk level, site photo upload. |
| 04 | Survey Report | QC | Penentuan metode treatment, permintaan harga ke beberapa vendor, tabel perbandingan harga dan SLA vendor, penyusunan laporan survei. Treatment method selection, price requests to multiple vendors, vendor price and SLA comparison, survey report compilation. |
| 05 | Quotation | QA | Penyusun penawaran per baris layanan, perhitungan margin otomatis dari harga vendor, penomoran revisi, cetak PDF. Line-item quotation builder, automatic margin calculation from vendor prices, revision numbering, PDF output. |
| 06 | Negosiasi & Approval Negotiation & Approval |
QA + Sales | Batas kewenangan diskon berjenjang, persetujuan digital, riwayat negosiasi lengkap dengan pelaku dan waktu. Tiered discount authority limits, digital approval, full negotiation history with actor and timestamp. |
| 07 | Agreement | Admin Contract | Pelacak status kontrak (draft, legal review, tanda tangan Direksi, tanda tangan customer, final), arsip dokumen, masa berlaku kontrak. Contract status tracker, document archive, contract validity period. |
| 08 | Order Sheet Vendor | QA | Instruksi kerja resmi ke vendor: lingkup area, chemical dan dosis, frekuensi, SLA, konfirmasi penerimaan oleh vendor. Formal work order to vendor: area scope, chemicals and dosage, frequency, SLA, vendor acknowledgement. |
| 09 | Treatment Schedule | Vendor | Kalender pekerjaan initial dan periodic, penugasan tim teknisi, status pelaksanaan, service report digital. Initial and periodic job calendar, technician team assignment, execution status, digital service report. |
| 10 | Supervisi & QC Supervision & QC |
QC | Checklist supervisi initial treatment, quality check hasil pekerjaan, verifikasi kelengkapan service report sebelum invoice. Initial treatment supervision checklist, work quality check, service report completeness verification before invoicing. |
| 11 | Invoice & AR | Finance | Penerbitan invoice dari service report terverifikasi, perhitungan umur piutang otomatis (belum jatuh tempo sampai 90+ hari), catatan aktivitas collection, pemicu eskalasi. Invoice issuance from verified service reports, automatic AR ageing, collection activity log, escalation triggers. |
| 12 | Renewal H-60 Renewal D-60 |
Sales + QA | Pengingat otomatis 60 hari sebelum kontrak berakhir, rekap complaint 12 bulan, status penawaran perpanjangan. Automatic reminder 60 days before contract expiry, 12-month complaint recap, renewal offer status. |
2.1 Modul Pendukung / Supporting Modules
- Complaint Handling — pencatatan keluhan customer dengan SLA respon 2 jam dan tindak lanjut 1×24 jam, penugasan PIC, verifikasi penyelesaian oleh QC.
- Peta Proses Bisnis — satu layar monitoring yang menampilkan dua belas tahap sekaligus: jumlah pekerjaan aktif, umur pekerjaan tertua, dan penanda tahap yang melewati SLA.
- Dashboard Eksekutif — nilai pipeline, jumlah survey pending, piutang jatuh tempo, kontrak yang akan berakhir, funnel per tahap, dan umur piutang.
- Manajemen Pengguna — hak akses berbasis peran untuk tujuh peran: Manajemen, Marketing, Sales, QC, QA, Admin Contract, Finance, dan Vendor.
- Manajemen Dokumen — unggah dan arsip kontrak klien, kontrak vendor, serta vendor sheet, dengan penomoran versi dan pengingat masa berlaku. Diuraikan pada Bagian 2.2.
- Complaint Handling — customer complaint logging with a 2-hour response SLA and 24-hour follow-up, PIC assignment, resolution verification by QC.
- Business Process Map — a single monitoring screen showing all twelve stages at once: active work count, age of the oldest item, and flags for stages past SLA.
- Executive Dashboard — pipeline value, pending survey count, overdue receivables, expiring contracts, funnel by stage, and AR ageing.
- User Management — role-based access for seven roles: Management, Marketing, Sales, QC, QA, Contract Admin, Finance, and Vendor.
- Document Management — upload and archive of client contracts, vendor contracts, and vendor sheets, with version numbering and validity reminders. Detailed in Section 2.2.
2.2 Manajemen Dokumen — Unggah & Arsip / Document Management — Upload & Archive
Atas usulan Bapak/Ibu, kami menambahkan modul pengarsipan dokumen sebagai fitur pendukung. Setiap dokumen tidak berdiri sendiri, melainkan menempel pada catatan induknya — kontrak klien menempel pada Agreement, kontrak vendor pada data vendor, dan vendor sheet pada order sheet yang bersangkutan — sehingga dokumen selalu dapat ditemukan dari konteks pekerjaannya, bukan dari folder yang harus diingat lokasinya.
At your suggestion, we are adding a document archiving module as a supporting feature. No document stands alone; each is attached to its parent record — client contracts to the Agreement, vendor contracts to the vendor record, and vendor sheets to their corresponding order sheet — so documents are always found from their work context rather than from a folder whose location must be remembered.
| Jenis dokumen Document type |
Menempel pada Attached to |
Yang dicatat sistem / What the system records |
|---|---|---|
| {{ d.type }} {{ d.typeEn }} |
{{ d.parent }} | {{ d.id }} {{ d.en }} |
- Unggah berkas PDF, JPG, PNG, Word, dan Excel, maksimum 20 MB per berkas, dengan pratinjau langsung tanpa perlu mengunduh.
- Versi dokumen. Mengunggah ulang tidak menimpa berkas lama — versi sebelumnya tetap tersimpan beserta nama pengunggah dan waktunya, sehingga revisi kontrak dapat dilacak.
- Kelengkapan wajib. Order sheet tidak dapat dikirim ke vendor sebelum kontrak vendor terunggah; invoice tidak dapat diterbitkan sebelum service report dan kontrak klien lengkap.
- Pengingat masa berlaku. Tanggal berakhir kontrak dan izin vendor dipantau, dengan pengingat otomatis 60 hari sebelum jatuh tempo.
- Hak akses. Dokumen komersial hanya terlihat oleh peran yang berkepentingan; setiap pengunduhan tercatat.
- Pencarian berdasarkan nama customer, nomor dokumen, jenis, atau rentang tanggal, lengkap dengan unduh massal per kontrak.
- File upload for PDF, JPG, PNG, Word, and Excel, up to 20 MB per file, with in-place preview so no download is needed.
- Document versioning. Re-uploading does not overwrite the previous file — earlier versions remain stored with uploader name and timestamp, so contract revisions can be traced.
- Mandatory completeness. An order sheet cannot be sent to a vendor before the vendor contract is uploaded; an invoice cannot be issued before the service report and client contract are complete.
- Validity reminders. Contract and vendor permit expiry dates are monitored, with automatic reminders 60 days before they lapse.
- Access rights. Commercial documents are visible only to the roles concerned; every download is logged.
- Search by customer name, document number, type, or date range, with bulk download per contract.
Modul ini merupakan penambahan atas usulan pihak Fumakilla dan sudah termasuk dalam nilai penawaran Rp 130.000.000. Tampilannya belum tergambar pada Bagian 2.3 karena baru disepakati; rancangan layarnya akan kami sajikan pada minggu pertama untuk persetujuan.
This module is an addition at Fumakilla's suggestion and is already included in the Rp 130,000,000 offer value. It does not yet appear in Section 2.3 as it has only just been agreed; we will present its screen design in week one for approval.
2.3 Tangkapan Layar Tiap Fitur / Screenshots of Each Feature
Gambar berikut diambil dari purwarupa yang sudah berjalan, bukan mockup statis. Isinya memakai data contoh agar tampak sebagaimana sistem akan terlihat setelah dipakai sehari-hari.
The images below are taken from a working prototype, not static mockups. They use sample data so that the system appears as it will look in daily use.
3. Alur Sistem / System Flowchart
Bagan berikut menunjukkan perpindahan pekerjaan antar divisi. Setiap kotak adalah satu modul; setiap perpindahan tercatat lengkap dengan waktu dan pelaku, sehingga tidak ada tahap yang berpindah tangan tanpa jejak.
The diagram below shows how work moves between divisions. Each box is one module; every handover is recorded with timestamp and actor, so no stage changes hands without a trace.
Tiga titik yang selama ini paling sering menjadi kebocoran — tahap 04 ke 05 (survey report ke quotation), tahap 09 ke 11 (service report ke invoice), dan tahap 12 (renewal) — dijaga oleh pengingat otomatis dan tidak dapat dilewati tanpa dokumen pendahulunya lengkap.
The three most frequent leak points — stage 04 to 05 (survey report to quotation), stage 09 to 11 (service report to invoice), and stage 12 (renewal) — are guarded by automatic reminders and cannot be skipped without their preceding documents complete.
4. Framework dan Bahasa Pemrograman / Framework and Programming Languages
Kami memilih teknologi yang matang, banyak dipakai di Indonesia, dan mudah dicari penggantinya — agar Fumakilla tidak terikat pada satu pihak pengembang saja.
We choose technologies that are mature, widely used in Indonesia, and easy to find replacement developers for — so that Fumakilla is not locked in to a single development partner.
| Lapisan / Layer | Teknologi / Technology | Alasan pemilihan / Rationale |
|---|---|---|
| {{ s.layer }} {{ s.layerEn }} |
{{ s.tech }} | {{ s.why }} {{ s.whyEn }} |
Sistem berjalan di server cloud (AWS, GCP, atau penyedia dalam negeri) maupun server di kantor Fumakilla. Sewa server tidak termasuk dalam nilai penawaran ini.
The system runs on cloud servers (AWS, GCP, or a local provider) as well as on-premise servers at Fumakilla's office. Server rental is not included in this offer value.
5. Waktu Pengerjaan — 2 Bulan / Timeline — 2 Months
Delapan minggu kerja terhitung sejak kick-off. Fase disusun bertumpuk agar seluruh modul selesai tepat waktu; desain antarmuka sudah tersedia sehingga tidak ada waktu terbuang untuk perancangan tampilan.
Eight working weeks from kick-off. Phases overlap so that all modules complete on time; the interface design already exists, so no time is spent on visual design.
| Fase / Phase | Minggu Week |
Keluaran / Deliverables | Linimasa |
|---|---|---|---|
| {{ p.name }} {{ p.nameEn }} |
{{ p.wk }} | {{ p.out }} {{ p.outEn }} |
Pada durasi delapan minggu tidak ada cadangan waktu. Kami memerlukan satu Project Owner dengan kewenangan memutuskan (± 6 jam/minggu), satu narasumber per divisi pada minggu 1–2 dan saat UAT, serta satu koordinator vendor untuk verifikasi alur order sheet dan dokumen vendor. Persetujuan atas keluaran setiap fase kami mohon diberikan dalam 2 hari kerja.
At eight weeks there is no schedule buffer. We require one Project Owner with decision authority (± 6 hours/week), one divisional subject-matter expert in weeks 1–2 and during UAT, and one vendor coordinator to verify the order sheet and vendor document flow. We ask that approval of each phase's deliverables be given within 2 working days.
6. Harga Penawaran / Offer Price
| Jasa pengembangan Fumakilla PCMS Fumakilla PCMS development services |
Rp 130.000.000 |
| Belum termasuk PPN. Bila PPN 11% dikenakan, nilai menjadi Rp 144.300.000. / Excluding VAT. With 11% VAT applied, the value becomes Rp 144,300,000. | |
6.1 Yang Termasuk dan Tidak Termasuk / Inclusions and Exclusions
- 12 modul proses bisnis + 5 modul pendukung (Bagian 2)
- Manajemen dokumen: kontrak klien, kontrak vendor, vendor sheet, dengan versi dan pengingat masa berlaku
- Dashboard eksekutif dan 4 laporan inti, ekspor Excel dan PDF
- Migrasi data master: customer, vendor, kontrak aktif, piutang berjalan
- 2 sesi pelatihan (kantor dan lapangan) serta manual pengguna
- Pendampingan 2 minggu pertama pasca go-live
- Garansi perbaikan cacat program 3 bulan
- Penyerahan kode sumber dan dokumentasi teknis
- Sewa server cloud atau perangkat server on-premise / Cloud server rental or on-premise hardware
- Biaya WhatsApp Business API dan nama domain / WhatsApp Business API fees and domain name
- Portal customer dan aplikasi mobile / Customer portal and mobile application
- Integrasi akuntansi, ERP, dan e-Faktur / Accounting, ERP, and e-Faktur integration
- Pemindaian dokumen fisik lama / Scanning of legacy paper documents
- Kontrak maintenance setelah masa garansi / Maintenance contract after warranty period
6.2 Termin Pembayaran / Payment Terms
| Termin Stage |
Pemicu / Trigger | % | Nilai (Rp) Amount |
|---|---|---|---|
| {{ t.no }} | {{ t.id }} {{ t.en }} |
{{ t.pct }} | {{ t.amt }} |
| Total (belum PPN / excluding VAT) | 100% | 130.000.000 | |
Setiap termin ditagih setelah berita acara ditandatangani kedua pihak, dengan jatuh tempo 14 hari kerja melalui transfer ke rekening perusahaan yang tercantum pada invoice.
Each stage is invoiced after the handover minutes are signed by both parties, payable within 14 working days by transfer to the company account stated on the invoice.
7. Ketentuan Pokok / Key Terms
- Kepemilikan. Seluruh kode sumber, basis data, aset desain, dan dokumentasi menjadi milik PT Fumakilla Indonesia setelah pelunasan seluruh termin.
- Kerahasiaan. Kedua pihak menjaga kerahasiaan data bisnis, daftar customer, dan harga, berlaku 2 tahun setelah kontrak berakhir.
- Perlindungan data. Pengolahan data mengikuti UU No. 27/2022 tentang Pelindungan Data Pribadi.
- Perubahan lingkup. Aturan bisnis dan alur approval dikunci pada akhir minggu ke-2. Perubahan setelahnya dituangkan dalam adendum dengan estimasi terpisah.
- Asumsi jumlah pengguna. Sizing menggunakan asumsi 40 pengguna internal, 8 vendor, dan 80 teknisi. Angka final ditetapkan pada minggu pertama.
- Sengketa. Diupayakan musyawarah; bila tidak tercapai dalam 30 hari, diselesaikan melalui BANI Jakarta. Tunduk pada hukum Republik Indonesia.
- Ownership. All source code, databases, design assets, and documentation become the property of PT Fumakilla Indonesia upon settlement of all payment stages.
- Confidentiality. Both parties maintain confidentiality of business data, customer lists, and pricing, effective for 2 years after contract end.
- Data protection. Data processing follows Law No. 27/2022 on Personal Data Protection.
- Scope changes. Business rules and approval flows are locked at the end of week 2. Subsequent changes are set out in an addendum with a separate estimate.
- User count assumption. Sizing assumes 40 internal users, 8 vendors, and 80 technicians. Final figures are established in week one.
- Disputes. Resolved by deliberation; failing that within 30 days, through BANI Jakarta. Governed by the laws of the Republic of Indonesia.
8. Penutup / Closing
Demikian penawaran ini kami sampaikan. Kami siap memaparkan sistem dan mendemokan desain antarmuka yang sudah jadi dalam sesi 60 menit, kapan pun Bapak/Ibu berkenan.
Atas perhatian dan kesempatan yang diberikan, kami mengucapkan terima kasih.
We hereby submit this offer. We are ready to present the system and demonstrate the completed interface design in a 60-minute session, at your convenience.
Thank you for your attention and for the opportunity extended to us.